工作交接书怎么写

工作交接书怎么写：一份实用指南
工作交接是职场中不可或缺的一环，是确保工作顺利延续、避免信息遗漏的重要环节。特别是在岗位变动、人员调动或项目交接时，一份规范、清晰的工作交接书显得尤为重要。它不仅是对前同事的尊重，也是对后接手人的保障。本文将从工作交接书的定义、作用、撰写要点、模板示例、注意事项等多个方面，系统讲解如何撰写一份实用、有效的工作交接书。
一、工作交接书的定义与作用
工作交接书，又称“交接记录”或“交接说明”，是一种书面形式的记录，用于明确岗位职责、工作内容、交接事项、注意事项等信息。它是员工在离职、调岗或项目结束时，将手中掌握的全部信息、资源、权限和责任如实告知接替者的重要文件。
工作交接书的核心作用包括：
1. 明确职责与权限：清晰界定前员工在岗位上的权责范围，避免因职责不清导致工作延误。
2. 保障信息完整：确保交接内容全面、无遗漏，防止因信息缺失引发后续问题。
3. 规范交接流程：为交接行为提供合法依据，便于后续审计与追溯。
4. 提升团队协作：促进团队成员之间的沟通与理解，提升整体工作效率。
二、撰写工作交接书的要点
1. 明确交接对象与内容
在开始撰写之前，需明确交接对象（如新同事、上级、项目负责人等），以及交接内容。内容应包括：
- 岗位职责与工作内容
- 项目进度与成果
- 资源与权限
- 风险与注意事项
- 责任划分与交接清单
2. 内容结构清晰，逻辑严谨
工作交接书应具备清晰的逻辑结构，建议采用“总-分-总”模式：
- 开头：说明交接背景、时间、交接人、接收人
- 主体：分点列出交接内容，如职责、资源、进度、注意事项等
- 结尾：确认交接完成，签字确认
3. 语言简洁、专业、客观
使用正式、清晰的语言，避免模糊表述。例如：
- “负责日常行政事务”而非“负责一些日常行政工作”
- “需注意合规性”而非“需注意一些合规事项”
4. 保留电子与纸质版本
建议同时保留电子版和纸质版，便于查阅和归档。
三、工作交接书的撰写模板示例
以下是一份典型的工作交接书模板，供参考：
工作交接书
交接人：张三
接收人：李四
交接时间：2025年3月15日
交接地点：公司总部三楼会议室
一、岗位职责与工作内容
1. 本人负责公司行政事务管理，包括但不限于：
- 文件资料整理与归档
- 车辆管理与调度
- 会议组织与记录
- 财务报销审核
2. 本人负责项目A的执行，包括：
- 项目进度跟踪
- 资源协调与分配
- 与客户沟通与反馈
二、资源与权限
1. 本人拥有公司内部系统使用权限，包括：
- OA系统
- 项目管理平台
- 电子文档共享系统
2. 本人负责管理的资产包括：
- 公司车辆（编号：X1234）
- 项目资料（编号：A-2025-001）
三、注意事项与风险提示
1. 项目A的预算需严格按照审批流程执行，不得擅自变更
2. 项目A的客户沟通需严格遵守公司保密协议
3. 交接后如遇问题，应及时反馈，不得隐瞒
四、交接完成确认
本人确认上述内容无误，已全面交接。
接收人签字：李四
日期：2025年3月15日
四、工作交接书的注意事项
1. 交接前做好充分准备
交接前应确保所有工作内容都已完成，无待处理事项。建议提前一周进行交接，确保双方有足够时间熟悉内容。
2. 避免遗漏关键信息
交接书必须包含所有重要信息，如项目进度、资产清单、权限范围、风险点等。遗漏可能导致后续工作延误或出现问题。
3. 保留书面记录
即使面对面交接，也应保留书面记录，便于后续查询和审计。
4. 注意保密与合规
在交接过程中，需确保信息不外泄，尤其是涉及公司机密或敏感信息的内容。
5. 明确签字与确认
交接书应由交接人和接收人签字确认，以确保责任明确，避免后续纠纷。
五、工作交接书的常见问题与解决方案
1. 交接内容不全面
问题：交接人未将所有工作内容告知接收人。
解决方案：在交接前，应与接收人进行沟通，明确交接范围，确保内容全面。
2. 交接时间不够
问题：交接时间过短，导致信息不完整。
解决方案：建议提前至少一周进行交接，确保双方有足够时间熟悉内容。
3. 交接后反馈不及时
问题：交接后接收人未及时反馈问题。
解决方案：在交接书末尾增加“交接后如有问题，请及时反馈”等提示，便于接收人及时沟通。
4. 交接书格式不规范
问题：交接书格式混乱，难以阅读。
解决方案：使用标准格式，分点列出内容，便于阅读和归档。
六、工作交接书的法律效力与实际应用
1. 法律效力
在某些公司制度中，工作交接书具有法律效力，是员工离职或调岗时的重要文件，用于证明工作交接的完成情况。
2. 实际应用
工作交接书在实际工作中被广泛使用，例如：
- 员工离职：交接书是员工离职的必备材料，便于公司进行人事管理。
- 项目交接：项目结束后，交接书可作为项目收尾的依据。
- 内部审计：公司在内部审计时，也会参考交接书内容，评估交接质量。
七、工作交接书的撰写技巧
1. 使用表格或清单
对于复杂的工作内容，建议使用表格或清单形式，便于接收人快速理解。
2. 使用时间轴或进度表
对于项目交接，建议使用时间轴或进度表，清晰展示各阶段的工作内容和时间节点。
3. 使用图标或符号
在交接书中使用图标或符号，可以增强内容的可读性，例如使用“✔”表示已完成，“⚠”表示注意事项。
4. 使用语言描述与表格结合
在描述工作内容时，可以结合语言描述与表格，使内容更加清晰、直观。
八、总结
工作交接书是职场中一项重要且必要的工作。它不仅有助于确保工作顺利延续，也是对双方负责的表现。撰写一份规范、清晰、全面的工作交接书，是每一位员工应具备的基本能力。在实际工作中，我们应认真对待交接工作，确保信息完整、责任明确，为团队的高效运作提供有力保障。
通过以上内容，我们可以看到，工作交接书的撰写不仅需要严谨的格式和内容，更需要用心和责任。一份规范、专业的交接书，是职场中不可或缺的“纽带”，也是团队协作的重要基石。